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Comment activer l'enregistrement des appels internes

  • Mise à jour

L'enregistrement des appels internes vous permet de garder une trace de vos communications intra-Ringover, qui ne sont pas enregistrées par défaut. Dans ce guide, vous apprendrez comment activer cette fonctionnalité afin de capturer vos appels d'équipe internes en toute fluidité.

Activer l'enregistrement des appels internes

⚠️ L'enregistrement des appels ne s'applique qu'aux nouveaux appels après activation et ne peut pas être utilisé pour des appels passés. De plus, les appels internes Ringover ne sont pas enregistrés par défaut et doivent être explicitement activés via les étapes ci-dessous.

Accéder à vos paramètres

Avant d'activer la fonctionnalité, vous devez naviguer vers la section appropriée de votre compte Ringover.

  1. Allez dans vos Paramètres.
  2. Sélectionnez "Autres".
  3. Allez dans la section "Configuration".
  4. Cliquez sur le curseur « Enregistrement des appels internes » pour qu'il devienne bleu.

Respect du RGPD

L'enregistrement des appels constitue un traitement de données à caractère personnel et est donc soumis aux exigences du RGPD.

Les activités d'enregistrement suivantes doivent être gérées conformément à la réglementation en vigueur :

  • Enregistrement des appels externes: les appels avec les clients et les prospects peuvent être enregistrés. Les appels transférés vers un interlocuteur externe ne sont pas enregistrés.
  • Enregistrement des appels internes: les appels impliquant des collaborateurs peuvent également être enregistrés et doivent respecter les exigences applicables en matière de protection des données.

Quelles règles devez-vous respecter, et comment Ringover vous aide-t-il à vous y conformer ?

Registres Mettre à jour les registres de traitement et de sous-traitance Ringover est un sous-traitant français, toutes les informations nécessaires à la mise à jour de vos registres se trouvent dans notre DPA (dpo@ringover.com)
Enregistrements externes

La CNIL recommande de donner les informations suivantes à toute personne susceptible d’être enregistrée :

  • L’objectif de l’opération (formation, évaluation de la qualité du service,…)
  • Les destinataires de l’enregistrement (service formation, service client,…)
  • Le droit d’opposition
  • Le droit d’accès
  • Paramétrer un message automatique:

    Ex : Nous vous informons que cet appel est susceptible d'être enregistré par nos 
    équipes [indiquer le nom des services à destination des enregistrements], pour évaluer et améliorer notre qualité de 
    service. Vous pouvez vous y opposer en le précisant à votre interlocuteur. Sachez que vous pouvez également accéder à vos enregistrements en envoyant votre 
    demande par mail à l'adresse [indiquer l’email du service compétent de traiter ce type de demande].
     
    • Paramétrer des profils « Manager » avec des accès ouverts ou restreints aux enregistrements de ses équipes.
  • Possibilité d’interrompre l’enregistrement des appels à tout moment.
  • Possibilité de supprimer les enregistrements directement depuis le Dashboard.
Internal recordings

Obtenir l’accord de ses salariés susceptibles d’être enregistrés (ex : avenant au contrat de 
travail)

  • Avoir une finalité : formation, évaluation de la qualité du service,..
  • Pas d'enregistrement systématique et permanent
  • Prévoir la possibilité d'interrompre l'enregistrement à tout moment
  • Limiter les accès aux personnes du services concernés par la finalité poursuivie et tracer les accès
  • Conservation des enregistrements limitée à 6 mois
  • Possibilité de paramétrer des profils susceptibles d'être enregistrés et des profils avec des accès ouverts ou restreints aux enregistrements des membres de son équipe
  • Possibilité de supprimer l'enregistrement des appels en interne
  • Possibilité de sélectionner un % d'appels enregistrés
  • Possibilité d'interrompre l'enregistrement des appels depuis le Dashboard
  • Possibilité de sélectionner une durée de conservation des enregistrements (1, 3, 6 ou 12 mois)

⇨ Lors de la suppression (manuelle ou à l'issu de la durée de conservation) les enregistrements seront automatiquement supprimés des serveurs de Ringover, nous ne serons plus en mesure de les récupérer.

⚠️ Après la suppression d'un appel, il peut y avoir un délai de plusieurs minutes avant que celui-ci ne disparaisse complètement de votre journal d'appels. Durant cette période, l'appel supprimé peut encore apparaître dans vos logs. Notre équipe technique travaille actuellement à l'amélioration de ce processus pour rendre la suppression plus immédiate.

Pour plus d'informations, nous vous recommandons de suivre les documentations CNIL disponibles sur les liens suivants :

Activités externes :

Activités internes :

🎉 Vous savez maintenant comment activer l'enregistrement des appels internes et pouvez facilement garder une trace de toutes les conversations internes de votre équipe !