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Cómo activar la grabación de llamadas internas

  • Actualización

La grabación de llamadas internas le permite mantener un registro de sus comunicaciones internas de Ringover, las cuales no se graban de forma predeterminada. En esta guía, aprenderá cómo activar esta función para que pueda capturar sin problemas sus llamadas internas de equipo.

Activar la grabación de llamadas internas

⚠️ La grabación de llamadas solo se aplica a las nuevas llamadas tras la activación y no puede usarse para llamadas pasadas. Además, las llamadas internas de Ringover no se graban por defecto y deben habilitarse explícitamente siguiendo los pasos a continuación.

Acceder a sus ajustes

Antes de activar la función, debe navegar a la sección correcta en su cuenta de Ringover.

  1. Vaya a su Configuración.
  2. Seleccione "Otros".
  3. Vaya a la sección "Ajustes".
  4. Haga clic en el control deslizante de "Grabación de llamadas internas" para que se vuelva azul.

Cumplimiento del RGPD

La grabación de llamadas constituye un tratamiento de datos personales y, por lo tanto, está sujeta a los requisitos del RGPD.

Las siguientes actividades de grabación deben gestionarse de conformidad con la normativa aplicable:

  • Grabación de llamadas externas: Se pueden grabar las llamadas con clientes y clientes potenciales. Las llamadas transferidas a un contacto externo no se graban.
  • Grabación de llamadas internas: Las llamadas en las que participen empleados también pueden grabarse y deben cumplir con los requisitos de protección de datos aplicables.

¿Qué normas debes seguir y cómo te ayuda Ringover a cumplirlas?

Registros Actualizar los registros de actividades de tratamiento y de subcontratación. Ringover es un encargado del tratamiento francés; toda la información necesaria para actualizar sus registros se encuentra en nuestro DPA (dpo@ringover.com).
Grabaciones externas

Las autoridades de protección de datos recomiendan facilitar la siguiente información a cualquier persona susceptible de ser grabada:

  • La finalidad de la operación (formación, evaluación de la calidad del servicio, etc.).
  • Los destinatarios de la grabación (departamento de formación, atención al cliente, etc.).
  • El derecho de oposición.
  • El derecho de acceso.
  • Configurar un mensaje automático.

    Ej.: Le informamos que esta llamada puede ser grabada por nuestros 
    equipos [indicar el nombre de los departamentos destinatarios de las grabaciones], para evaluar y mejorar nuestra calidad de 
    servicio. Puede oponerse a ello indicándoselo a su interlocutor. Tenga en cuenta que también puede acceder a sus grabaciones enviando su 
    solicitud por correo electrónico a la dirección [indicar el email del servicio competente para gestionar este tipo de solicitudes].
     
    • Configurar perfiles de "Manager" con acceso abierto o restringido a las grabaciones de sus equipos.
  • Posibilidad de interrumpir la grabación de las llamadas en cualquier momento.
  • Posibilidad de eliminar las grabaciones directamente desde el Dashboard.
Grabaciones internas

Obtener el consentimiento de los empleados que puedan ser grabados (ej: anexo al contrato de 
trabajo).

  • Tener una finalidad clara: formación, evaluación de la calidad del servicio, etc.
  • Evitar grabaciones sistemáticas y permanentes.
  • Prever la posibilidad de interrumpir la grabación en cualquier momento.
  • Limitar el acceso al personal de los departamentos implicados en la finalidad perseguida y realizar un seguimiento de los accesos.
  • Conservación de grabaciones limitada a 6 meses.
  • Posibilidad de configurar perfiles susceptibles de ser grabados y perfiles con accesos abiertos o restringidos a las grabaciones de los miembros de su equipo.
  • Posibilidad de desactivar la grabación de llamadas internas.
  • Posibilidad de seleccionar un % de llamadas grabadas.
  • Posibilidad de interrumpir la grabación de llamadas desde el Dashboard.
  • Posibilidad de seleccionar un periodo de conservación de las grabaciones (1, 3, 6 o 12 meses).

⇨ Tras la eliminación (manual o al finalizar el periodo de conservación), las grabaciones se eliminarán automáticamente de los servidores de Ringover y no podremos recuperarlas.

⚠️ Después de eliminar una llamada, puede haber un retraso de varios minutos antes de que esta desaparezca por completo de su registro de llamadas. Durante este periodo, la llamada eliminada puede seguir apareciendo en sus registros. Nuestro equipo técnico trabaja actualmente en la mejora de este proceso para que la eliminación sea más inmediata.

Para obtener más detalles, le recomendamos consultar la documentación de las autoridades de protección de datos (CNIL en Francia) disponible en los siguientes enlaces:

Activités externes :

Activités internes :

🎉 ¡Ahora ya sabe cómo activar la grabación de llamadas internas y puede realizar fácilmente un seguimiento de todas las conversaciones internas de su equipo!