Workflow avanzado
Temas cubiertos:
- ¿Qué es?
- Requisitos previos para agregar Workflows avanzados
- Primeros pasos con Workflows avanzados
- Preguntas frecuentes
¿Qué es?
Como usuario administrador, puedes habilitar la función que permita la sincronización automática de prospectos y/o contactos entre Salesforce y Cadence, según un conjunto de reglas que elijas. En otras palabras, esta función permite que un prospecto o lead recién creado se importe automáticamente en una cadencia específica basada en las reglas definidas del Workflow avanzado.
Requisitos previos para agregar un Workflow avanzado
- Estar conectado como Super Administrador/Administrador en Cadence
- Estar conectado a Salesforce
- Mapear los campos de Salesforce
Comenzando con Workflows avanzados
- Paso 1: Ir a la página de Configuración > Configuración General > Desplazarse hacia abajo hasta la sección de Workflow.
- Paso 2: Agregar Workflow : Haz clic en el botón Agregar Workflow y selecciona Workflow avanzado en el menú desplegable.
- Paso 3: Nombra el Workflow : Asigna un nombre al Workflow.
- Paso 4: Elegir el desencadenante desde aquí: Escoge entre dos desencadenantes diferentes. Junto a cada opción del menú desplegable de desencadenantes, una etiqueta identifica a quién pertenece el campo.
Cuando se agrega un lead a la organización
Si un campo tiene una etiqueta de Lead, significa que es un campo de lead de Salesforce. Si un campo tiene una etiqueta de Usuario, significa que está relacionado con el usuario de Salesforce. Por ejemplo, en la imagen a continuación: Referrer Account y Referrer Contact son campos relacionados con los leads de Salesforce, mientras que User ID y Username son campos relacionados con el usuario de Salesforce.
Cuando se agrega un contacto a la organización
Este desencadenante tiene tres tipos diferentes de campos. Si la opción del menú desplegable tiene una etiqueta de Contacto, es un campo relacionado con el contacto. Si tiene una etiqueta de Cuenta, es un campo relacionado con la cuenta de Salesforce. Y si tiene una etiqueta de Usuario, ese campo está relacionado con el usuario de Salesforce. Por ejemplo, en la imagen a continuación: Contact role y Lead creation date son campos de la página de contacto de Salesforce, mientras que las opciones User ID y Username se refieren a campos relacionados con el usuario de Salesforce. De manera similar, en la segunda imagen: las opciones Account ID y Account Name son campos de la página de Cuenta de Salesforce.
Cuando se actualiza un lead
Cuando se actualiza un lead en Salesforce y las actualizaciones coinciden con las reglas que has definido en el Workflow, entonces ese lead se importará automáticamente en la Cadencia seleccionada.
Cuando se actualiza un contacto
Cuando se actualiza un contacto en Salesforce y las actualizaciones coinciden con las reglas que has definido en el Workflow, entonces ese contacto se importará automáticamente en la Cadencia seleccionada.
- Paso 5: Agregar condiciones: Aquí puedes establecer tus reglas/condiciones y dar un valor a verificar. Si se cumplen las condiciones, se ejecutará la acción final del Workflow. Por ejemplo: En la imagen a continuación, la condición establecida es: Si el título del lead incluye "Fundador" o "CEO" y el ID del propietario de ese lead es '0057XXXXXXXXQAC', entonces se cumplirá la condición del Workflow y se realizará la última acción.
- Paso 6: Seleccionar una Cadencia: Selecciona una Cadencia entre Personal, Grupo y Empresa, donde deseas que se agregue el lead/contacto.
- Paso 7: Agregar nueva regla: Selecciona el botón Agregar nueva regla cuando hayas terminado de agregar condiciones. Si se cumplen todas las condiciones del Workflow, se agregará el lead/contacto a la Cadencia seleccionada.
- Paso 8: Una vez creada la nueva regla, el Workflow avanzado está listo para usar. Puedes activar o desactivar el Workflow específico haciendo clic en el botón que se encuentra en el lado derecho del Workflow avanzado recién creado.
Caso 1: Habilitar el botón: Si este botón está activado, el Workflow avanzado especificado está activo y funcionará.
- Caso 2: Deshabilitar el botón: Este Workflow avanzado no está activo y no funcionará si este botón está desactivado.
Preguntas frecuentes
- Q. ¿Qué denota "AND/OR"?
R. AND/OR representa la operación lógica. Puedes elegir entre AND (Y) u OR (O). Si eliges AND, ambas condiciones deben ser verdaderas para que la condición global sea verdadera. Si eliges OR, al menos una de las condiciones debe ser verdadera para que la condición global sea verdadera.
- Q. ¿Cuántas subcondiciones podemos agregar en una condición?
R. Como se muestra en la imagen a continuación, podemos agregar un máximo de 4 subcondiciones en una sola condición. Para agregar una subcondición, puedes hacer clic en el ícono + que se encuentra junto al ícono de eliminar.
- Q. ¿Dónde puede encontrar el propietario de un lead su ID de usuario de Salesforce?
R. Para conocer tu ID de usuario de Salesforce, ve a tu página de perfil de Salesforce. Copia el ID de la URL entre "lightning/User/" y "/view". Por ejemplo, en la captura de pantalla a continuación, el ID de usuario de Salesforce es '0057TXXXXXXXXXXQAC'.