La extensión CRM Autofill (Autocompletado de CRM) ayuda a tu equipo a trabajar de forma más inteligente, no más dura.
Impulsada por un análisis de conversaciones basado en IA, esta inteligente extensión detecta y completa automáticamente los campos relevantes del CRM a partir de las transcripciones de tus llamadas.
Esto significa que tus representantes de ventas y soporte pueden centrarse en interactuar con prospectos y clientes, mientras que la introducción de datos repetitiva y que consume tiempo se gestiona automáticamente.
Actualmente disponible para Salesforce (integraciones no personalizadas), CRM Autofill está diseñado para optimizar tu flujo de trabajo y ahorrar a tu equipo horas de introducción manual. El soporte para CRMs adicionales estará disponible próximamente.
1. Cómo activar la extensión CRM Autofill
- Ve a tu Panel de control > Marketplace.
- En la sección Productividad, haz clic en "CRM Autofill".
- Haz clic en "Comprar ahora".
2. Cómo configurar la extensión CRM Autofill
- Una vez que hayas comprado la extensión, ve a la página de Integraciones.
- Haz clic en la pestaña "Tus integraciones".
- Haz clic en un CRM compatible (por ejemplo, Salesforce):
Desplázate hacia abajo hasta la parte inferior del panel de configuración del CRM hasta llegar a la sección "CRM Autofill".
- Activa el interruptor para habilitar la configuración de Autofill.
- Aparecerá la ventana de configuración:
Etapa 1. Añadir un grupo de campos
💡 Los grupos de campos te permiten guardar configuraciones específicas adaptadas a diferentes casos de uso.
Por ejemplo, puedes crear un grupo de campos llamado «Llamadas SDR» para extraer información de las conversaciones de tus representantes de ventas con prospectos.
Más adelante, puedes crear otro grupo de campos para tu equipo de Soporte, con diferentes ajustes de autocompletado que apunten a otro conjunto de campos del CRM y utilicen indicaciones (prompts) distintas para extraer información relevante.
Empecemos escribiendo «Llamadas SDR» en el grupo de campos como ejemplo:
Etapa 2. Añadir un campo CRM
- A continuación, haz clic en «+ Añadir campo CRM» y se abrirá un submenú.
- Puedes seleccionar tu campo CRM en el selector de la izquierda.
- Luego puedes darle un nombre en Ringover en el campo de la derecha.
En este ejemplo, seleccionamos un campo personalizado de Tarea en Salesforce destinado a capturar la necesidad principal del prospecto y lo nombramos «AI_Main_Need» en Ringover.
💡 Campos compatibles (para Salesforce):
- Texto
- Fecha/hora
- Booleano (sí/no)
- Lista desplegable simple
- Lista desplegable múltiple (un menú desplegable permite detectar solo valores específicos de la lista, si es necesario)
Etapa 3. Añadir un prompt
A continuación, vamos a añadir el siguiente prompt para detectar la necesidad del prospecto expresada durante la llamada, gracias a la IA de Ringover.
⚠️ Directrices para los prompts:
- Para obtener mejores resultados, escribe una instrucción clara por campo, utilizando un lenguaje sencillo.
- Sé específico sobre qué extraer, cuándo debe extraerse y qué formato debe seguir la respuesta.
- Aclara que si la información no se menciona, no se debe devolver ningún valor.
- La información se devolverá en el idioma de tu prompt
A continuación se muestra una lista de prompts que funcionarán eficazmente en un contexto de llamadas de prospección.
| Nombre del campo | Prompt |
| Fecha de reunión |
Si la conversación trata sobre la programación de una demostración, identifica la fecha que el contacto desea para la demostración. Solo se debe devolver una fecha futura.
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| Competidor |
El nombre del servicio o proveedor competidor que el contacto utiliza actualmente. Si no se menciona ninguno, no devolver nada.
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| Puesto de trabajo |
El título o cargo del contacto si se menciona durante la conversación. Si no se comparte, no devolver ningún valor.
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| Número de licencias |
El número de licencias que el contacto desea adquirir, si se menciona durante la llamada. Devolver solo el número.
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| Conversación |
Determinar si el contacto es una persona real participando en una conversación en vivo. Si es así, devolver «Sí». Si la llamada fue un buzón de voz, contestador o respuesta automática, devolver «No». Devolver únicamente un valor booleano: Sí o No.
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| Periodo de compromiso restante |
Identificar el periodo restante del contrato o compromiso si el contacto lo menciona durante la llamada. Esto se refiere al tiempo que queda en su servicio o acuerdo actual. Devolver la duración (ejemplos: «3 meses», «hasta diciembre de 2025»). Si no se menciona ningún periodo, no devolver nada.
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| Nombre del CRM |
El CRM que el contacto utiliza actualmente. Si no se menciona, no devolver nada.
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Haz clic en "Listo" una vez que termines de editar el campo.
- Recuerda hacer clic en "Guardar" para guardar toda tu configuración en cualquier momento.
- Cerrar la ventana resultará en la pérdida de la configuración no guardada.
Etapa 4. Repetir la operación
- Para añadir más campos, repite la operación haciendo clic en «Añadir campo CRM».
- Los campos se mostrarán en una lista horizontal. Haz clic en cualquiera de ellos para editarlo o ajustar el prompt según tus preferencias.
Etapa 5. Añadir opciones personalizadas (opcional)
Sin aplicar opciones personalizadas, el autocompletado comenzará a detectar valores en TODOS tus tipos de llamadas y actualizará tus campos CRM para TODOS los usuarios que formen parte de tu integración (en este ejemplo, usuarios que estén mapeados en la configuración del Panel de control > Integración > Salesforce).
Puedes reducir el ámbito en el que se aplica el autocompletado abriendo el menú de opciones personalizadas:
- Tipos de llamadas: por defecto, hay 3 tipos preseleccionados (Llamadas entrantes, Pasó a buzón de voz, Llamadas salientes)
- IVR: por defecto, no hay ninguno seleccionado
- Grupos de usuarios: por defecto, no hay ninguno seleccionado.
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Usuarios: por defecto, todos están seleccionados. Debes seleccionar usuarios específicos para restringir la selección.
En el siguiente ejemplo, hemos excluido las llamadas que van a buzones de voz y aplicado la detección únicamente a 7 usuarios que hemos seleccionado manualmente desde el menú desplegable:
3. Cómo ver los resultados en tu CRM
- Ve al registro en tu CRM, ya sea una tarea o una página de objeto.
- En el siguiente ejemplo, accedemos a la tarea de Salesforce desde los registros de llamadas de Ringover.
- La IA de CRM Autofill ha detectado 5 datos relevantes de la llamada, ayudando a ahorrar un valioso tiempo administrativo:
FAQ / Consideraciones importantes
P1: ¿Se sobrescriben los campos de mis objetos CRM?
⚠️ Importante: Los campos que elijas mapear se completarán automáticamente cuando se detecte información relevante en las conversaciones. Recomendamos revisar cuidadosamente tus mapeos de campos, ya que Ringover no se hace responsable de cambios no deseados en los datos de tu CRM.
✅ Buena práctica
En su versión inicial, CRM Autofill funciona en modo «Guardado automático» con el CRM conectado, por lo que insertará valores incluso si ya existe un valor en el CRM.
Para mayor seguridad, se recomienda apuntar a campos personalizados relacionados con tareas, en lugar de escribir en campos estándar de objetos (como empresa, contacto).
💡 Próxima función «Guardado automático: desactivado»
En una versión posterior de la extensión CRM Autofill, el administrador podrá desactivar el «Guardado automático» por campo.
Cuando esta configuración esté desactivada, el usuario podrá revisar el valor detectado antes de decidir actualizar manualmente su CRM.
P2: ¿Qué IA utiliza la extensión CRM Autofill y qué pasa con mis datos?
La extensión CRM Autofill utiliza el análisis de conversaciones impulsado por IA de Ringover para extraer información relevante de tus transcripciones de llamadas y rellenar automáticamente los campos del CRM predefinidos.
✅ Seguridad y privacidad primero:
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Las transcripciones se procesan en entornos seguros y conformes alojados en la UE, de acuerdo con el Acuerdo de procesamiento de datos (DPA) de Ringover.
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El modelo de IA está alojado y se ejecuta dentro de la infraestructura de Ringover, no a través de APIs en la nube de terceros como OpenAI.
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Solo se afectan los campos que hayas mapeado y tienes control total sobre dónde se escriben los datos.
Con esta información, ahora sabes cómo activar, configurar y utilizar eficazmente la extensión CRM Autofill, respetando siempre las buenas prácticas de seguridad y privacidad de los datos.