Zoho FSM es una plataforma de gestión de servicios de campo que ayuda a los equipos a gestionar clientes, operaciones de campo y órdenes de trabajo. La integración de Ringover + Zoho FSM conecta tus comunicaciones con tus registros de Zoho FSM, lo que ayuda a los agentes a identificar a las personas que llaman y a conservar un historial completo de las interacciones con los clientes. En esta guía, aprenderás a conectar y configurar la integración.

La integración de Ringover + Zoho FSM te permite:

• Realizar llamadas desde Zoho FSM mediante la extensión de Chrome de Ringover (click-to-call).
• Identificar un contacto de Zoho FSM mediante el número de teléfono guardado en el campo Teléfono o Móvil durante una llamada o una interacción por SMS.
• Mostrar el contacto coincidente y acceder al registro de Zoho FSM correspondiente desde el Dialer de Ringover.
• Registrar las llamadas entrantes, salientes y perdidas como notas en el contacto de Zoho FSM coincidente.
• Registrar los mensajes SMS entrantes y salientes como notas en el contacto coincidente.
• Añadir la misma nota de comunicación a las órdenes de trabajo asociadas al contacto cuando tengan un estado abierto o activo.
• Enriquecer las notas de llamada con notas del agente, etiquetas, la grabación, la transcripción, el resumen de IA y los siguientes pasos cuando estos elementos estén disponibles.
• Mostrar información seleccionada del contacto de Zoho FSM en la pestaña Información del Dialer de Ringover mediante el mapeo de campos del CRM.

Cómo integrar Ringover con Zoho FSM

1. Conecta Zoho FSM con Ringover

1. Inicia sesión en tu Dashboard de Ringover.
2. Ve a Integraciones.
3. Busca Zoho FSM y haz clic en el icono de la integración.

4. Abre tu URL de Zoho FSM y copia los 11 dígitos situados entre /fsm/ y #/tab/.
5. Pega los dígitos en el campo Organization ID.

6. Haz clic en Activar.
7. Introduce tu dominio de Zoho FSM y las credenciales solicitadas en el formulario de activación.

Ringover comprueba los datos de conexión. Si la conexión se realiza correctamente, el estado de la integración cambia a Conectada. Si la información no es válida o no se puede establecer la conexión, aparece un mensaje de error.

2. Configura los ajustes de la integración

Desde la página Integraciones, haz clic en Zoho FSM para abrir el panel de configuración.

1. Tipos de llamada: haz clic en Gestionar tipos de llamada para elegir qué tipos de llamadas se incluyen en la integración.
2. Incluir grabaciones en los registros de llamadas: elige qué archivos de audio se adjuntan a los registros de llamadas: Todos los archivos, Grabaciones, Mensajes de voz o Ninguno.
3. Restringir el acceso a las grabaciones: activa esta opción para limitar la reproducción de las grabaciones a los usuarios con una licencia de Ringover activa.
4. Números de teléfono: haz clic en Seleccionar números para elegir qué números de teléfono de Ringover controla la integración.
5. Números para mensajes SMS: haz clic en Seleccionar números para elegir los números de Ringover cuyos mensajes SMS se registran en Zoho FSM.
6. Agrupar las conversaciones SMS por: elige si los mensajes SMS se agrupan por Día (24 h), como una Conversación completa o no se agrupan.
7. Asignar las llamadas IVR perdidas a: selecciona el usuario de Zoho FSM al que se deben asignar las llamadas IVR perdidas.
8. Registrar llamadas internas: activa esta opción para registrar las llamadas realizadas entre usuarios de Ringover.
9. Incluir resúmenes y transcripciones de Empower en los registros de llamadas: activa esta opción para añadir el resumen de Empower y un enlace a la transcripción completa al registro de llamada correspondiente cuando estén disponibles.

10. Registrar resúmenes de reuniones de Empower: activa esta opción para añadir a Zoho FSM los resúmenes de reuniones generados por Empower.
11. Incluir el nombre del escenario en los registros de llamadas (para llamadas IVR entrantes): activa esta opción para incluir el nombre del escenario IVR en los registros de llamadas entrantes.
12. Idioma de visualización de los registros: selecciona el idioma utilizado para mostrar información en los registros de comunicaciones.
13. Registrar mensajes de WhatsApp: activa esta opción para registrar los mensajes de WhatsApp en el contacto de Zoho FSM coincidente.
14. Crear un contacto para las llamadas: elige si Ringover debe crear un contacto de Zoho FSM cuando no se encuentre ningún contacto coincidente para una llamada. Selecciona No crear ninguna ficha de contacto para desactivar la creación automática.
15. Crear un contacto para los mensajes SMS: elige si Ringover debe crear un contacto de Zoho FSM cuando no se encuentre ningún contacto coincidente para un mensaje SMS. Selecciona Ninguno para desactivar la creación automática.
16. Crear un contacto para los mensajes de WhatsApp: activa esta opción para crear un contacto de Zoho FSM cuando no se encuentre ningún contacto coincidente para un mensaje de WhatsApp.
17. Sincronizar contactos llamada por llamada: activa esta opción para buscar y sincronizar el contacto de Zoho FSM coincidente cada vez que se produzca una llamada.
18. Mostrar la información del contacto durante la llamada y guardarla únicamente si está activada la sincronización llamada por llamada: activa esta opción para mostrar la información del contacto coincidente durante una llamada. El contacto solo se añade a la agenda de Ringover cuando también está activada la sincronización llamada por llamada.
19. Campos mapeados: haz clic en Añadir o editar campos para seleccionar los campos de Zoho FSM que se muestran en la sección Información del Dialer de Ringover.

Activa la identificación de contactos y la sincronización durante el uso

Ringover puede buscar en Zoho FSM un contacto coincidente cuando se produce una llamada o una interacción por SMS. La integración comprueba los campos Teléfono y Móvil del contacto y admite los formatos habituales de números franceses, británicos y estadounidenses.

Cuando se encuentra una coincidencia, el nombre del contacto aparece en el Dialer de Ringover. El contacto puede añadirse a la agenda de Ringover mediante la sincronización durante el uso, y puedes abrir el registro correspondiente de Zoho FSM desde el Dialer.

Si la creación de contactos y empresas está activada en los ajustes de la integración, Ringover puede crear un contacto o una empresa de Zoho FSM cuando no exista ningún registro coincidente.

Los contactos marcados como inactivos en Zoho FSM se eliminan de la agenda de Ringover y dejan de mostrarse en el Dialer.

Configura el registro de llamadas y mensajes SMS

Las llamadas y los mensajes SMS se registran como notas en el contacto de Zoho FSM coincidente. Las entradas de llamadas pueden incluir la dirección, la duración, el resultado, el nombre del agente, el número de Ringover, el número del contacto, la fecha de la llamada y el identificador de llamada de Ringover. Las entradas de SMS están claramente etiquetadas e incluyen el contenido del mensaje.

Cuando el contacto tiene órdenes de trabajo asociadas con un estado abierto o activo, la misma nota de comunicación también se añade a esas órdenes de trabajo.

Cuando inicias una llamada desde la página de una orden de trabajo de Zoho FSM mediante la extensión de Chrome de Ringover, la extensión envía el identificador de la orden de trabajo a Ringover. La nota de llamada se añade entonces a esa orden de trabajo concreta, independientemente de su estado, mientras que el registro a nivel de contacto sigue realizándose cuando existe un contacto coincidente.

Activa las grabaciones, los resúmenes y otros datos posteriores a la llamada

1. Activa la grabación de llamadas en los ajustes de usuario del Dashboard de Ringover si quieres adjuntar información que dependa de la grabación.
2. Activa la información posterior a la llamada que quieras añadir a la nota de actividad en los ajustes de la integración de Zoho FSM.

En función de las funciones de Ringover activadas para tu cuenta y de los datos disponibles para la llamada, la nota de Zoho FSM puede actualizarse con notas del agente, etiquetas, la grabación, la transcripción, el resumen de IA y los siguientes pasos. La información vacía no se añade a la nota.

3. Comprueba y prueba la conexión

El Dashboard de Ringover indica si la integración de Zoho FSM está conectada o desconectada. Si se pierde la conexión, aparece una advertencia en el Dashboard y el administrador también puede recibir una notificación por correo electrónico.

Para volver a conectar la integración, abre Zoho FSM desde la página Integraciones, utiliza la acción de reconexión y sigue los pasos de autorización. Revisa el mapeo manual de usuarios después de volver a conectarla.

Para probar la integración:

1. Realiza una llamada de prueba a o desde un número de teléfono guardado en el campo Teléfono o Móvil de un contacto de Zoho FSM.
2. Comprueba que el contacto se identifica correctamente en el Dialer de Ringover.
3. Comprueba que la nota aparece en el contacto y, cuando corresponda, en la orden de trabajo esperada después de la llamada.
4. Confirma que la nota contiene la información de la llamada y todos los datos posteriores a la llamada que estén activados.

🎉 Ringover ya está conectado con Zoho FSM, lo que permite a tu equipo identificar contactos y conservar la actividad de llamadas y mensajes SMS en los registros correspondientes. Instala la extensión click-to-call de Ringover para llamar directamente desde Zoho FSM.