L'Assistant de Réunion (Meeting Assistant) d'Empower rejoint automatiquement vos réunions planifiées pour les enregistrer, les transcrire et générer des notes par IA. En configurant l'assistant, vous pouvez décider quand il rejoint les réunions, comment les notes sont partagées et comment les participants sont informés. 

Ce guide explique comment connecter votre calendrier, configurer les règles de participation, gérer les options de partage et contrôler les paramètres de confidentialité.

Configurer l'Assistant de Réunion Empower

1) Accéder à l'Assistant de Réunion

Pour configurer l'Assistant de Réunion :

1. Allez dans les Paramètres.
2. Ouvrez la section Assistant de Réunion (Meeting Assistant).
3. Choisissez votre méthode de synchronisation de calendrier.

Si vous sélectionnez la synchronisation Google, vous devrez connecter votre compte Gmail à Empower.

Après avoir accordé les permissions requises, vous serez redirigé vers la page de configuration de l'Assistant de Réunion.

2) Paramètres de participation aux réunions

Vous pouvez personnaliser la manière dont l'assistant rejoint vos réunions.

1. Options de participation automatique

Vous pouvez choisir quand l'assistant doit automatiquement rejoindre les réunions :

• Rejoindre uniquement les réunions dont vous êtes l'organisateur
• Rejoindre toutes les réunions

2. Éviter de rejoindre les réunions internes

3. Quitter automatiquement la réunion quand l'organisateur part

4. Envoyer un e-mail de notification aux participants pour les informer que le bot Empower rejoindra la réunion

• Choisissez combien de minutes avant le début de la réunion l'e-mail de notification sera envoyé

5. Définir une limite de temps pendant laquelle l'assistant peut rester dans une réunion

6. Configurer un message de bienvenue que l'assistant enverra en rejoignant une réunion (ce message peut être personnalisé).

3) Partage et Résumés

Empower vous permet de partager automatiquement les notes de réunion une fois celle-ci terminée. Lorsque cette option est activée, vous pouvez personnaliser davantage la manière dont ces notes sont partagées.

Activez le Partage automatique des notes de réunion ou les Notes de réunion intelligentes par IA.

1. Cliquez sur Personnaliser le partage.
2. Sélectionnez vos options préférées.
3. Cliquez sur Enregistrer.

4) Paramètres de notification du Bot

Vous pouvez configurer des notifications liées à la participation de l'assistant aux réunions.

Par exemple, vous pouvez activer ou désactiver les notifications quand :

• L'accès est refusé à l'assistant
• L'assistant est supprimé d'une réunion

5) Confidentialité et visibilité

Vous pouvez choisir si vos journaux de réunion sont privés ou visibles par les autres.

Ce paramètre contrôle la visibilité des enregistrements de réunions, des transcriptions et des résumés.

Page de l'Assistant de Réunion

Sur la page de l'Assistant de Réunion, vous trouverez deux sections principales :

• Réunions à venir
• Réunions passées

Depuis cette page, vous pouvez :

• Accéder aux Paramètres de l'Assistant de Réunion
• Ajouter l'assistant manuellement à une réunion
• Gérer les journaux de réunion

1) Ajouter l'assistant à une réunion manuellement

1. Cliquez sur le bouton Ajouter l'Assistant.
2. Remplissez les informations requises :
   • Nom de l'assistant
   • Nom de la réunion
   • Message de bienvenue
   • Lien de la réunion

Vous pouvez également choisir si le journal de la réunion doit être privé ou public.

2) Gérer les Réunions

Dans la liste des réunions, vous pouvez :

• Activer ou désactiver l'assistant pour des réunions spécifiques
• Choisir si l'assistant s'applique à :
  • Cet événement uniquement
  • Cet événement et tous les événements récurrents suivants

En utilisant l'icône de paramètres (roue dentée), vous pouvez également :

• Définir le journal de réunion comme privé ou public
• Copier le lien de la réunion
• Modifier le message de bienvenue

🎉 En configurant correctement l'Assistant de Réunion Empower, vous pouvez automatiser les enregistrements, générer des notes par IA et vous assurer que les conversations importantes sont capturées et partagées efficacement au sein de votre équipe.