L'assistant de réunion dans Empower rejoint automatiquement vos réunions programmées pour enregistrer, transcrire et générer des notes basées sur l'IA. Dans ce guide, vous apprendrez à connecter votre calendrier, configurer les règles de participation, gérer les options de partage et contrôler les paramètres de confidentialité.

Configurer l'assistant de réunion Empower

1. Accéder à l'assistant de réunion et synchroniser le calendrier

Connectez votre calendrier pour permettre à Empower de détecter les événements à venir et de déployer votre assistant.

1. Allez dans Paramètres.

2. Ouvrez la section Assistant de réunion.

3. Choisissez votre méthode de synchronisation de calendrier (ex. : Synchronisation Google).

4. Connectez votre compte Gmail à Empower et accordez les autorisations requises.

5. Personnalisez le Nom de votre assistant de réunion si vous le souhaitez.

2. Configurer les règles de participation aux réunions

Définissez quand et comment votre assistant rejoint les réunions, quitte les appels et envoie des notifications automatisées.

Participation aux réunions

1. Rejoindre automatiquement les réunions : Permettre à l'assistant de rejoindre vos réunions, de les enregistrer et de générer un résumé.
   • Préférences d'accès : Menu déroulant pour spécifier quelles réunions rejoindre (ex. : « Rejoindre toutes les réunions »).
2. Ignorer les réunions internes : Interrupteur garantissant que l'assistant ne rejoindra pas les réunions internes à votre organisation.
3. Quitter automatiquement lorsque l'hôte quitte : Interrupteur permettant à l'assistant de quitter automatiquement une fois que l'hôte quitte la réunion.
4. Rappel de réunion : Interrupteur et sélecteur de temps (ex. : « 5 minutes ») pour envoyer une notification avant le début de la réunion.
5. Limite de temps : Réglage déroulant (ex. : « 90 minutes (par défaut) ») pour limiter le temps de présence de l'assistant dans une réunion.
6. Message de bienvenue : Interrupteur activant un message automatisé que l'assistant envoie dans le chat lorsqu'il rejoint la réunion.
   • Modifier les messages : Lien d'action permettant de personnaliser le texte de salutation par défaut (ex. : « Bonjour, je suis le BOT IA d'Empower. Je vais enregistrer cette réunion »).

Partage et résumés

Titre de section pour les options relatives à la distribution du contenu post-réunion et aux informations pré-réunion.

1. Partager automatiquement les notes de réunion : Interrupteur pour envoyer automatiquement les notes aux participants après la fin de la réunion.
2. Notes IA pour les réunions à venir : Interrupteur pour obtenir des synthèses IA avant les réunions récurrentes que vous organisez.

Paramètres de notification du bot

Titre de section contrôlant les alertes relatives au statut et aux actions du bot de réunion.

3. Accès refusé à l'assistant : Interrupteur pour recevoir une notification lorsque le bot se voit refuser l'accès à une réunion.
4. Bot exclu de la réunion : Interrupteur pour recevoir une notification lorsque le bot est exclu d'une réunion en cours.

Confidentialité et visibilité

Titre de section régissant les contrôles d'accès aux journaux de réunion et les niveaux d'autorisation par défaut.

5. Confidentialité par défaut des journaux : Option avec cadenas de confidentialité pour définir le niveau de visibilité par défaut de vos journaux de réunion.

3. Gérer les réunions à venir et passées

Consultez vos événements programmés, ajoutez des assistants manuellement et ajustez les paramètres de confidentialité.

Ajouter un assistant à une réunion

Configuration manuelle pour les réunions ponctuelles ou par lien vidéo. Utilisez cette option pour inviter un assistant à un événement spécifique non lié.

1. Basculez l'affichage de la vue par Jour, Semaine ou Mois.

2. Sélectionnez Ajouter un assistant à la réunion.

3. Choisissez l'assistant et saisissez les détails de la réunion.

4. Activez ou désactivez et personnalisez le message de bienvenue.

5. Collez le lien de la plateforme de visioconférence.

Confidentialité et options de réunions récurrentes

Niveaux d'accès et gestion de la portée des enregistrements de réunions. Utilisez ces contrôles pour garder vos notes confidentielles privées ou appliquer des paramètres à une série récurrente.

• Cadenas fermé (Privé) : Restreint la visibilité afin que vous soyez le seul à pouvoir accéder aux notes.

• Cadenas ouvert (Public) : Rend les notes visibles à tous les participants autorisés.

• Menu à trois points : Cliquez pour copier le lien, personnaliser le message de bienvenue ou basculer la présence pour des instances uniques vs récurrentes.

🎉 Vous savez désormais comment configurer l'assistant de réunion Empower et pouvez automatiser facilement vos notes et transcriptions de réunion !