La file d'attente sur Ringover et les numéros prioritaires sont des outils essentiels pour une gestion efficace des communications entrantes dans votre entreprise. La file d'attente permet de retenir les appels lorsque toutes les lignes sont occupées, garantissant ainsi qu'aucun client important ne soit négligé. D'autre part, les numéros prioritaires assurent que les appels des clients VIP, des partenaires stratégiques et d'autres contacts critiques reçoivent un traitement préférentiel et une réponse rapide. Ensemble, ces fonctions garantissent un service client de haute qualité et une gestion efficace des communications commerciales.
Prérequis :
- Vous devez être administrateur du compte Ringover 👨💼 pour accéder au Dashboard et activer cette fonctionnalité.
- Vous devez disposer d'un compte Ringover Business ou Advanced pour bénéficier de cette fonctionnalité 💳
⚠️ À savoir :
- La file d'attente ne fonctionne que dans un standard vocal
Activer la file d'attente
- 🖥️ Rendez-vous sur votre Dashboard> Configuration> Utilisateurs
- Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur "Modifier"
- Cochez les cases "Afficher la file d'attente et décrocher les appels en liste d'attente" situées dans la section "Appels" sous "Permissions"
Ajouter des numéros prioritaires au standard vocal
- 💻 Rendez-vous sur votre Dashboard> Configuration> Standards vocaux
- Sélectionnez le standard vocal que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur "Numéros appelants prioritaires"
- Ajoutez le numéro que vous souhaitez prioriser et appuyez sur la touche "Entrée"
- Cliquez sur "Enregistrer le standard" avant de fermer pour que les modifications soient correctement enregistrées
Utiliser la fonctionnalité
- 💻 Rendez-vous sur votre Application Web Ringover. Au centre en haut, vous trouverez votre file d'attente.
Lorsque vous recevez un appel entrant dans un standard vocal qui vous est assigné, il apparaît dans la file d'attente jusqu'à ce qu'il soit répondu. Cela vous permet de voir le nom et le numéro du contact, facilitant ainsi la priorisation de vos appels. 💬
Pour utiliser la fonction de "file d'attente", il vous suffit d'appuyer sur le bouton "Répondre" de l'appel que vous souhaitez gérer. L'appel apparaîtra alors sur votre cadran. Vous pouvez ensuite commencer la conversation avec votre contact.
⚠️ Important :
- L'appel ne pourra être pris que s'il ne sonne pas sur le dialer d'autres utilisateurs
- Si un appel sonne déjà pour un autre utilisateur, il sera considéré comme trop avancé dans la file pour être intercepté. Cela empêche plusieurs utilisateurs de répondre simultanément au même appel.
Et voilà ! Vous savez maintenant comment utiliser la file d'attente et prioriser vos appels pour éviter que vos contacts n'attendent trop longtemps 🚀