L'intégration de WhatsApp Business avec Ringover vous permet de centraliser vos canaux de communication et d'échanger avec vos clients directement depuis votre outil téléphonique habituel. En souscrivant à notre Add-on "Omnicanal", vous pouvez unifier vos messages et vos appels pour améliorer l'efficacité de vos équipes. Dans ce guide, vous apprendrez à configurer l'intégration, créer et faire valider vos templates, et démarrer vos conversations pas à pas.
Prérequis et informations importantes
Avant de démarrer la configuration, assurez-vous de respecter les conditions suivantes :
- Add-on "Omnicanal" : Vous devez avoir souscrit à l'add-on "Omnicanal" depuis la section des Add-ons de votre Dashboard Ringover.
- ⚠️ Crédit de compte actif : Ringover facture l'envoi de templates de messages ainsi que l'initiation de conversations. Votre compte doit impérativement disposer d'un crédit actif pour envoyer des messages avec succès.
- Aucun frais sans réponse : Veuillez noter qu'aucun frais n'est appliqué si l'interlocuteur ne répond pas à votre message envoyé.
1. Créer et valider vos templates de messages WhatsApp
Pour initier des conversations sortantes de manière proactive avec vos contacts, WhatsApp impose l'utilisation de modèles pré-approuvés appelés Templates.
- Rendez-vous sur votre Dashboard Intégrations de Ringover.
- Cliquez sur le bouton Messeging dans la section Integrations.
- Cliquez sur Template.
- Choisissez un nom descriptif pour votre template, sélectionnez une catégorie et attribuez-lui un numéro.
- Remplissez le corps du message dans l'éditeur de texte.
- Enregistrez votre modèle pour le soumettre à validation.
Comprendre les statuts de validation
Une fois soumis, votre template est envoyé directement à WhatsApp pour vérification :
- En attente de validation : Le statut de votre modèle est en cours d'examen par WhatsApp. Ce processus de validation prend généralement entre 48h et 72h.
- Actif : Votre template a été approuvé par WhatsApp et est prêt à être utilisé.
- Inactif ou Rejeté : Votre modèle a été refusé.
Assigner le numéro de téléphone à vos agents
Pendant que WhatsApp valide vos templates, vous pouvez attribuer le numéro connecté à vos agents ou à un groupe d'agents :
- Retournez dans les paramètres de l'intégration WhatsApp sur votre Dashboard.
- Dans la liste des numéros, sélectionnez le numéro auquel vous souhaitez ajouter un agent ou un groupe.
- Sélectionnez dans la liste l'agent ou le groupe d'agents à qui vous souhaitez assigner ce numéro.
2. Créer une conversation et envoyer des messages
Une fois vos templates officiellement approuvés et marqués comme Actifs, vous pouvez démarrer l'envoi de messages :
- Connectez-vous sur la Webapp Ringover ou ouvrez votre application mobile Android.
- Allez dans la section Messages et cliquez sur l'icône WhatsApp.
- Cliquez sur Nouveau message.
- Saisissez ou sélectionnez le numéro de téléphone de votre destinataire.
- Choisissez le Template actif que vous souhaitez utiliser parmi ceux précédemment créés.
- Cliquez sur le bouton Envoyer.
3. Maîtriser la règle cruciale des 24 heures
Afin d'assurer des interactions de qualité et de respecter la politique de Meta, WhatsApp applique une fenêtre de communication stricte :
- Délai de réponse initial : Après l'envoi du premier template ou message par l'agent, vous devez attendre le retour de votre correspondant.
- Fenêtre active de 24h : Dès que l'interlocuteur vous répond, vous disposez de 24 heures pour échanger de manière totalement libre. Passé ce délai, la conversation n'est plus considérée comme active.
- Relancer la conversation : Si la fenêtre de 24 heures a expiré, vous devez obligatoirement envoyer à nouveau un Template (vous pouvez en sélectionner un autre) pour relancer et réactiver l'échange.
- Réception de messages spontanés : Si un client vous envoie un message en premier sans que vous n'ayez envoyé de template au préalable, vous disposez également d'une fenêtre de 24 heures à compter de sa réception pour lui répondre librement.
4. Résoudre les problèmes d'utilisation et d'envoi
Si vous rencontrez des difficultés à utiliser vos modèles ou à envoyer des messages, vérifiez les causes courantes suivantes :
1. Crédit insuffisant sur votre compte
Assurez-vous que votre compte dispose d'un crédit actif. Ringover facturant l'envoi de chaque template et l'initiation de nouvelles conversations, un solde à zéro bloquera tout envoi.
2. Configuration incorrecte du compte
Vérifiez que votre intégration WhatsApp et vos paramètres d'intégration sont correctement configurés sur votre Dashboard.
3. Template rejeté ou inactif
Assurez-vous que les templates que vous essayez d'utiliser ont bien reçu l'approbation de WhatsApp et sont marqués comme actifs.
4. Contacter le support technique
Si les dysfonctionnements persistent après ces vérifications, effectuez des captures d'écran des messages d'erreur rencontrés sur votre tableau de bord et contactez notre service support pour obtenir une assistance personnalisée.
🎉 Vous savez désormais comment configurer WhatsApp et gérer vos templates de messages dans Ringover pour échanger de manière agile et coordonnée avec vos clients !