L'intégration Ringover pour Zoho Desk vous permet d'associer votre téléphonie d'entreprise à votre plateforme de support pour simplifier la gestion de vos interactions clients. Dans ce guide, vous apprendrez comment lier vos comptes pour lancer l'activation.

Intégrer Zoho Desk avec Ringover

1. Activer l'intégration Zoho Desk

Reliez vos comptes pour permettre à Ringover de synchroniser vos données d'appels avec vos tickets Zoho.

1. Rendez-vous sur la page de vos Intégrations dans Ringover.

2. Recherchez et cliquez sur Zoho Desk.

3. Cliquez sur "Activer".

4. Entrez vos identifiants de connexion Zoho et acceptez les autorisations d'accès pour connecter vos données.

Ce que cette intégration vous permet de faire :

• Appels en un clic : Lancez vos appels directement depuis Zoho en un clic grâce à l'extension Chrome et Firefox.

• Historique complet des appels : Vos conversations sont automatiquement enregistrées avec les notes, les tags et les transcriptions associées.

• Suivi des messages : Consignez vos SMS et vos conversations WhatsApp sous forme de tâches.

• Synchronisation des répertoires : Gardez vos contacts, leads et comptes Zoho parfaitement synchronisés avec vos fiches de numérotation.

2. Configurer votre intégration Zoho Desk

Personnalisez le comportement de l'intégration en fonction des besoins de votre équipe directement depuis votre panneau de configuration.

• Retournez dans votre Dashboard Ringover, puis dans Intégrations.

• Cliquez sur Zoho Desk pour ouvrir les paramètres.

1. Types d'appels : Cliquez sur "Gérez les types d'appels" pour choisir les appels à inclure dans votre intégration (appels entrants, sortants ou invalides).

2. Ajouter les enregistrements à l'historique d'appels : Choisissez quels fichiers audio synchroniser (tous les fichiers, les enregistrements uniquement, les messages vocaux uniquement ou aucun).

3. Numéros concernés : Sélectionnez les numéros de téléphone.

4. Numéros SMS concernés : Sélectionner les numéros SMS que vous souhaitez ajouter.

5. Numéros Whatsapp concernés : Sélectionnez vos numéros Whatsapp. 

6. Associer les utilisateurs avec un compte : Associez manuellement ou automatiquement vos agents Ringover à leur compte utilisateur Zoho Desk respectif.

7. Attribuer les appels manqués sur les standards à : Sélectionnez l'utilisateur par défaut à qui attribuer les appels reçus sur votre SVI et restés sans réponse.

8. Prise en compte des appels internes : Activez cette option si vous souhaitez ajouter les appels entre collaborateurs au journal d'appels.

9. Ajouter les transcriptions et résumés d'Empower à l'historique d'appels : Un résumé et un lien vers la transcription d'appel complète sont ajoutés à la section des commentaires de la fiche d'activité.

10. Ajouter le nom du scénario à l'historique d'appels (appels entrants sur le standard) : Enregistrez automatiquement le nom de votre SVI pour les appels entrants afin de suivre le parcours du client.

11. Langue de l'historique dans l'outil : Sélectionnez la langue dans laquelle vos journaux d'appels doivent s'afficher dans Zoho Desk.

12. Étiquette de ticket de rappel SVI : Ajoutez un tag spécifique pour identifier facilement les tickets créés suite à une demande de rappel SVI.

13. Utiliser des tags pour mettre à jour les tags sur le ticket : Synchronisez automatiquement vos tags appliqués.

14. Priorité des tickets : Définissez un niveau de priorité par défaut (faible, moyenne, haute ou aucune) pour les nouveaux tickets créés via l'intégration.

15. Création de contacts pour les appels : Créez automatiquement une fiche contact lors d'appels entrants, sortants, manqués, complétés ou pour tous les appels.

16. Création de contacts pour les SMS : Choisissez de générer automatiquement un contact Zoho pour vos SMS (entrants, sortants, tous ou aucun).

17. Création de contact pour les conversations WhatsApp : Créez automatiquement une fiche contact dans Zoho Desk lorsqu'une nouvelle conversation WhatsApp est initiée depuis un numéro inconnu.

18. Synchronisation des contacts (v4) : Activez la synchronisation bidirectionnelle avancée pour harmoniser en temps réel vos contacts entre Ringover et Zoho Desk.

19. Synchronisation des contacts à l'utilisation : Si activé, les coordonnées de votre contact seront extraites du CRM et stockées dans votre compte Ringover uniquement lorsque vous passez ou recevez un appel dudit contact.

20. Afficher les infos d’un contact lors de l’appel et n'enregistrer ses infos que si la synchronisation à l'utilisation est activée : Affiche les détails du contact pendant l'appel sur votre écran (les données ne seront enregistrées dans Ringover que si la synchronisation au cas par cas est activée).

21. Tickets : Sélectionnez le pipeline de tickets dans lequel enregistrer vos appels, SMS et messages WhatsApp. Choisissez également si vous souhaitez déclencher la création d'un ticket pour certains types d'appels ou de messages, et attribuez-leur un statut par défaut.

22. Champs mappés : Sélectionnez les champs de Zoho Desk que vous souhaitez ajouter à la rubrique Infos de votre dialer.

3. Résolution des problèmes courants

Si vous rencontrez des difficultés lors de l'installation, de la synchronisation ou de la configuration de votre intégration Zoho Desk, suivez ces étapes de dépannage simples pour résoudre rapidement la situation.

Problèmes d'installation de l'extension

Si l'extension Ringover ne s'affiche pas ou ne se charge pas dans Zoho Desk :

1. Assurez-vous d'utiliser la bonne version d'intégration (Zoho_v2 pour Zoho Desk).

2. Évitez d'activer plusieurs intégrations simultanées pour écarter tout conflit de compatibilité.

3. Contactez le support Ringover avec les détails de l'erreur et l'URL consultée si l'extension ne s'affiche toujours pas.

Le module ne se charge pas dans le Marketplace Zoho

Si le module Ringover refuse de se charger sur la plateforme d'applications de Zoho :

1. Vérifiez que votre intégration générale entre Ringover et Zoho Desk est bien active.

2. Confirmez que vous utilisez l'URL correcte du marketplace (ex : https://marketplace.zoho.com/app/desk/ringover).

3. Contrôlez que les paramètres de votre compte et vos autorisations de profil sont correctement configurés.

Problèmes de création automatique de tickets

Si vos tickets de support ne se créent pas automatiquement à la fin de vos appels :

1. Vérifiez que le contact concerné existe déjà dans votre base de données Zoho Desk.

2. Assurez-vous que l'utilisateur est correctement configuré et ajouté à l'intégration Zoho Desk.

3. Contrôlez le format des numéros de téléphone de vos contacts (ils doivent être saisis au bon format).

⚠️ Si le dysfonctionnement persiste, essayez de supprimer complètement l'intégration actuelle depuis votre Dashboard Ringover, réinstallez-la, puis réexaminez attentivement tous vos paramètres de configuration.

Problèmes de synchronisation des données

Si les historiques et données d'appels ne remontent pas correctement entre vos deux plateformes :

1. Examinez minutieusement l'ensemble de vos paramètres d'intégration.

2. Supprimez puis rajoutez l'intégration si nécessaire.

Lorsque vous contactez le support Ringover pour signaler un défaut de synchronisation, pensez à leur fournir des identifiants d'appels (Call IDs) spécifiques pour accélérer le diagnostic de nos équipes techniques.

Limitations de configuration

Si certaines options de configuration (comme l'état ou le statut d'un ticket) restent inaccessibles lors du paramétrage :

1. Vérifiez vos configurations de département et de statut de ticket directement dans vos paramètres Zoho Desk.

2. Assurez-vous d'utiliser la version la plus récente de l'intégration Ringover.

🎉 Vous savez désormais comment activer l'intégration !