Avec les autorisations utilisateur, vous pouvez définir ce que vos collaborateurs peuvent ou ne peuvent pas faire. Ces autorisations sont réparties en trois points :
Rendez-vous dans votre Dashboard>Configuration>Utilisateurs afin de modifier les permissions de vos utilisateurs et cliquez sur "Modifier"
Personnalisation du logiciel
- Afficher uniquement vos logs : l'utilisateur ne pourra voir que ses logs dans les sections du Dashboard.
- Écoute des enregistrements : permet de définir quels enregistrements l'utilisateur peut écouter. Vous avez le choix entre “Tous les enregistrements des standards”, “Seulement les siens” ou “Aucun”.
- Compte SIP : autorise la connexion d’un téléphone SIP au compte de l’utilisateur.
- Modifier ses paramètres : permet de définir si l'utilisateur peut ou non modifier ses paramètres.
- Planning horaire : permet d’afficher ou de masquer le bloc “Planning horaire” dans les paramètres de l’utilisateur. Si la permission est activée, l'utilisateur peut définir ses horaires de travail, c’est-à-dire les heures durant lesquelles il peut prendre des appels.
- Snooze : permet d’afficher ou de masquer l’icône de Snooze dans le Dialer. Si la permission est activée, l'utilisateur a la possibilité de se mettre en retrait et de ne pas recevoir d’appel entrant.
- Modifier les renvois d'appels : permet d’afficher ou de masquer le bloc “Renvoi d’appels” dans les paramètres de l'utilisateur. Si la permission est activée, l’utilisateur peut voir et modifier les renvois d'appels vers d’autres utilisateurs ou numéros externes.
- Peut rejoindre les groupes ouverts : permet d’afficher ou de masquer la section “Groupes” dans les paramètres de l'utilisateur. Si la permission est activée, l’utilisateur peut rejoindre les groupes pour lesquels l’option « Accès libre » est active.
- Onglet chat : permet d’afficher ou de masquer l’onglet “Chat” dans l’interface de l'utilisateur.
- Onglet visioconférence : permet d’afficher ou de masquer l’onglet “Visio” dans l’interface de l'utilisateur.
- Onglet Statistiques : permet d’afficher ou de masquer l’onglet “Statistiques” dans l’interface de l'utilisateur.
- Onglet Power Dialer : permet d’afficher ou de masquer le champ “Power Dialer” dans les paramètres de l’utilisateur. Si la permission est activée, l’utilisateur peut activer et utiliser le Power Dialer pour enchaîner ses appels. Voir notre article "Comment activer et utiliser le Power Dialer".
- Onglet contacts : permet d’afficher ou de masquer l’onglet “Contacts” dans l’interface de l'utilisateur. Si la permission est active, l'utilisateur peut voir et ajouter des contacts dans le répertoire Ringover et voir les contacts synchronisés avec votre outil métier.
- Notification SMS : permet d’afficher ou de masquer la section “Notifications SMS” (anciennement "les One-Way SMS") dans l’onglet SMS. Si la permission est active, l'utilisateur peut envoyer des SMS au nom de votre marque. Voir notre article "Comment utiliser les Notifications SMS ?".
Appels
- Afficher la liste d'attente : permet d’afficher ou de masquer la file d’attente dans l’interface de l’utilisateur. Si la permission est activée, l'utilisateur peut voir les appels en attente.
- Décrocher les appels en liste d'attente : permet d’afficher ou de masquer le bouton “Décrocher” sur les appels présents dans la file d’attente. Si la permission est active et le bouton présent, l'utilisateur peut décrocher les appels.
- Anonymiser tous les appels vers l'agent : permet de masquer le numéro du correspondant en cas d’appel entrant. Si la permission est activée, le Dialer affiche « Numéro masqué » pour tous les appels entrants.
- Taguer les appels : permet d’afficher ou de masquer le champ “Tag” pendant et après l’appel. Si la permission est activée, l'utilisateur peut taguer ses appels. Voir notre article "Autoriser vos utilisateurs à utiliser les tags d'appels"
- After-Call > Durée de l'After-Call Work : permet de définir une durée d’indisponibilité après un appel afin, par exemple, de laisser le temps à l’utilisateur de finaliser le traitement de l’appel précédent. Voir notre article "Activer la fonctionnalité After-Call Work".
- Tags obligatoires : permet d’obliger l’utilisateur à sélectionner un tag pour pouvoir fermer la fenêtre d’After-Call.
- Note obligatoire : permet d’obliger l’utilisateur à saisir une note pour pouvoir fermer la fenêtre d’After-Call.
- Destinations hors forfait : permet d’autoriser l'utilisateur à appeler les destinations qui ne sont pas incluses dans le forfait. En savoir plus sur la page de nos tarifs.
- Numéros spéciaux français : permet d’autoriser l’utilisateur à appeler les numéros spéciaux français, qu’ils soient gratuits ou surtaxés.
- Nombre maximum de canaux : définit le nombre d’appels simultanés entrants et sortants que l’utilisateur peut recevoir ou passer. Il est possible d’ajouter des canaux sortants supplémentaires depuis la Marketplace.
(Add-ons)
- Modifier le numéro appelant, permet de rendre cliquable ou de figer le champ “Appeler avec” dans le Dialer. Si la permission est activée, le champ “Appeler avec” est cliquable et l'utilisateur peut choisir un autre numéro parmi les lignes autorisées. Vous pouvez autoriser :
-
- Uniquement les numéros de standards dans lesquels il est présent
- Tous les numéros de standards
- Les numéros que vous aurez sélectionnés depuis une liste
- Utiliser les numéros localisés : permet d’afficher le champ « Numéro localisé » dans le Dialer de l’utilisateur et ainsi de pouvoir utiliser cette option.
- Activer la dépose de message vocal : permet d’afficher le champ « Activer la dépose de message vocal » dans les paramètres de l’utilisateur. Si la permission est activée, l'utilisateur peut pré-enregistrer un message vocal et le déposer sur le répondeur de son correspondant. Voir notre article "Comment laisser un message vocal ?".
Enregistrement et supervision
- L'utilisateur peut être écouté : permet d’afficher le bouton d’accès la double écoute sur les appels en cours de l’utilisateur dans la page Activité du Dashboard. Les utilisateurs de profil Admin ou Superviseur peuvent cliquer sur le bouton “Double Ecoute” et écouter l’appel de l’utilisateur. Voir notre article "Rejoindre un appel en cours (double écoute + fonction whisper)"
- Afficher le bouton de téléchargement : permet d’afficher ou de masquer le bouton « Télécharger » pour les enregistrements présents dans le journal d’appels de l’utilisateur. Si la permission est activée, l’utilisateur peut télécharger et sauvegarder chaque enregistrement.
- Activer/arrêter l'enregistrement : permet de rendre cliquable ou de figer le bouton « Enregistrer » dans le Dialer. Si la permission est activée, l'utilisateur peut lancer et arrêter l'enregistrement pendant l'appel.
- Enregistrer les conversations : permet d’autoriser ou d’interdire l’enregistrement des appels sur la ligne directe de l’utilisateur. Si la permission est activée, les appels peuvent être enregistrés.
- Annoncer l'enregistrement : permet, lors d’un appel entrant sur la ligne directe de l’utilisateur, de diffuser une annonce informant le correspondant que l’appel est susceptible d’être enregistré. Le correspondant peut s’opposer à l’enregistrement en tapant *.
- Nombre d'appels enregistrés : permet de définir le pourcentage d'appels qui sont enregistrés.
- Forcer la déconnexion : permet de déconnecter un utilisateur de tous les appareils sur lesquels il est connecté.
Sons
Découvrez comment personnaliser la musique d'attente ou la réponse préliminaire de votre compte utilisateur en cliquant ici.
Accès Dashboard
Dans cette partie, l'administrateur permet aux managers de gérer les utilisateurs au sein des groupes sans leur donner d'accès techniques pour plus d'agilité. Par ailleurs, les utilisateurs ayant un accès technique pourront continuer à tout configurer, sauf commander de nouvelles licences.
Exemples d'actions réalisables :
- Déplacer la gestion des utilisateurs du rôle "Technique" vers le rôle "Superviseur" et lui donner accès aux "Activités", "Logs" et "Statistiques" uniquement.
- Ajouter une distinction entre les droits de lecture et d'écriture pour les SVI.
Contrôle d'accès aux logs d'appels et aux données
Par défaut, les utilisateurs ne peuvent voir que leurs propres logs d'appels. Cependant, en tant que superadmin, vous pouvez accorder des permissions d'Admin à des utilisateurs spécifiques, leur permettant d'accéder au registre complet des appels, de consulter les notes d'appels de tous les membres de l'équipe et d'utiliser des options de filtrage avancées dans le Dashboard.
Vous pouvez restreindre l'accès des utilisateurs à des pages spécifiques telles que les logs d'appels et les pages de contacts sur une base individuelle. Cela aide à maintenir la confidentialité des données et contrôle l'accès aux informations pour différents membres de l'équipe au sein de votre organisation.
Lors de l'utilisation d'intégrations comme Zoho CRM, vous pouvez gérer davantage la visibilité des utilisateurs en vérifiant vos paramètres d'intégration et les permissions des rôles d'utilisateurs. Il est recommandé de revoir ces contrôles d'accès pour limiter quels membres de l'équipe peuvent voir des leads spécifiques et des logs d'appels. Pour des conseils détaillés sur la configuration de ces paramètres de permission, contactez le support Ringover.
C'est fait, vous connaissez maintenant les autorisations d'utilisateur sur Rinogver! 🎉