L'intégration de Ringover avec Access vous permet d’optimiser les flux de travail de communication liés au recrutement en consignant automatiquement les activités d'appels, de SMS et de WhatsApp sous forme d'éléments de bloc-notes directement dans Access. Dans ce guide, vous apprendrez à connecter votre compte Access, à configurer le mappage des utilisateurs et à vérifier les activités consignées.

Prérequis

Un compte Ringover actif avec un accès administrateur au tableau de bord.
La Clé API et la Clé Intégrateur fournies par votre responsable de compte Access.
Les autorisations dans votre compte Access pour activer les intégrations tierces.

Installer et configurer l'intégration Access

1. Connecter Access à Ringover

Saisissez le sous-domaine de votre instance Access et vos identifiants API dans le tableau de bord Ringover.

Connectez-vous à votre Dashboard Ringover.
Accédez à la section Intégrations.
Localisez Access dans la liste des intégrations disponibles et cliquez dessus.
Saisissez l'URL du sous-domaine Access (le code à 5 caractères présent dans votre URL avant .accessacloud.com, par exemple rcrm2 ou rcrm3).

Saisissez votre Clé API et votre Clé Intégrateur.
Cliquez sur Activer.

2. Personnaliser vos paramètres

Associez les membres de l'équipe et activez la synchronisation automatique pour les objets de recrutement.

Types d'appels : Gérer et filtrer les types d'appels entrants, sortants ou manqués.
Inclure les enregistrements dans le journal d'appels : Sélectionner quels enregistrements audio d'appels (ex. : "Tous les fichiers") sont joints aux journaux d'appels.
Restreindre l'accès aux enregistrements : Interrupteur pour restreindre les autorisations d'accès des utilisateurs aux enregistrements audio.
Numéros de téléphone : Afficher et gérer les lignes téléphoniques connectées ou sélectionner des numéros spécifiques.
Numéros de messagerie SMS : Gérer les numéros activés pour la communication par SMS.
Grouper les conversations SMS par : Choisir la plage horaire utilisée pour organiser les SMS en fils de discussion (ex. : "Jour (24 h)").
Lier les utilisateurs avec un compte : Associer les utilisateurs ou agents du CRM à leurs comptes système correspondants via "Gérer les utilisateurs".
Attribuer les appels SVI manqués à : Sélectionner un utilisateur ou une file d'attente par défaut (ex. : "Ajouter un utilisateur") pour attribuer les appels SVI non traités.

Consigner les appels internes : Interrupteur pour enregistrer les communications internes du personnel dans le CRM.
Inclure les résumés Ringover dans le journal d'appels : Interrupteur pour joindre automatiquement les résumés d'appels Ringover aux enregistrements d'appels.
Inclure le nom du scénario dans le journal d'appels (pour les appels SVI entrants) : Interrupteur pour joindre le nom du scénario SVI spécifique aux journaux d'appels entrants.
Sélectionner le contact manuellement : Interrupteur permettant aux utilisateurs de choisir ou de rechercher manuellement des contacts lors de la consignation des appels.
Langue d'affichage du journal : Réglage déroulant pour définir la langue d'affichage des journaux d'appels (ex. : "fr").
URL personnalisée : Champ de saisie de texte pour définir une URL de point de terminaison personnalisée pour la consignation externe ou les intégrations webhook.
Type d'objet créé : Sélecteur déroulant pour définir le type d'enregistrement CRM créé pour les nouvelles interactions (ex. : "Contact").
Consigner les messages WhatsApp : Interrupteur pour enregistrer les journaux de discussion WhatsApp directement dans les fiches CRM.
Grouper les conversations WhatsApp par : Sélectionner la façon dont les messages WhatsApp sont regroupés en fils de discussion (ex. : "Jour (24 h)").
Créer un contact pour les appels : Choisir quand les nouveaux contacts sont créés lors des appels (ex. : "Appels sortants").

Créer un contact pour les messages SMS : Choisir quand de nouveaux contacts sont créés à partir des SMS (ex. : "Tous").
Créer un contact pour les messages WhatsApp : Interrupteur pour générer automatiquement de nouveaux contacts CRM à partir des messages WhatsApp.
Synchroniser les contacts (v4) : Interrupteur pour activer la synchronisation générale des contacts avec Access Recruitment CRM.
Synchroniser les contacts au cas par cas lors d'un appel : Interrupteur pour exécuter la synchronisation des contacts au niveau de chaque appel individuel.
Afficher les informations du contact pendant l'appel et enregistrer uniquement ses informations si la synchronisation au cas par cas est activée : Interrupteur pour afficher les détails du contact pendant les appels actifs tout en restreignant le stockage, sauf si la synchronisation au cas par cas est activée.
Champs mappés : Configurer les champs Access Recruitment CRM qui apparaissent dans le volet d'information du dialer.

3. Tester la consignation des appels et le suivi des activités

Vérifiez que les événements de communication sont consignés de manière fluide dans les éléments de bloc-notes d'Access.

Passez un appel de test ou envoyez un message de test à l'aide de votre dialer Ringover.
Ouvrez la fiche de contact correspondante dans Access.
Consultez la section bloc-notes pour confirmer que les notes d'appel, les tags, les liens d'enregistrement, les transcriptions ou les détails des messages sont correctement consignés.

💡 Bon à savoir : Lorsque Empower est activé sur votre compte Ringover, les résumés d'appels et les prochaines étapes générés par l'IA seront automatiquement inclus dans vos éléments de bloc-notes Access à côté des transcriptions d'appels.

💡 Conseil : Assurez-vous que l'enregistrement des appels est activé dans vos paramètres Ringover pour générer et joindre automatiquement les liens de transcription à vos éléments de bloc-notes Access.

🎉 Vous savez désormais comment configurer l'intégration Access et pouvez optimiser sans effort vos communications de recrutement !