Comment activer et configurer le module complémentaire de remplissage automatique CRM ?

L’extension CRM Autofill (Remplissage automatique du CRM) aide votre équipe à travailler plus intelligemment, pas plus dur.

Propulsée par l’analyse de conversation basée sur l’IA, cette extension intelligente détecte et remplit automatiquement les champs CRM pertinents à partir de vos transcriptions d’appels.

Cela signifie que vos commerciaux et agents de support peuvent rester concentrés sur l’engagement avec les prospects et clients, tandis que la saisie de données répétitive et chronophage est gérée automatiquement.

Actuellement disponible pour Salesforce (intégrations non personnalisées), CRM Autofill est conçu pour rationaliser votre flux de travail et faire gagner à votre équipe des heures de saisie manuelle. La prise en charge d’autres CRM arrive bientôt.

1. Comment activer l’extension CRM Autofill

• Rendez-vous dans votre Tableau de bord > Marketplace.
• Dans la section Productivité, cliquez sur « CRM Autofill ».
• Cliquez sur « Acheter maintenant ». 

2. Comment configurer l’extension CRM Autofill

• Une fois l’extension achetée, rendez-vous sur la page Intégrations.
• Cliquez sur l’onglet « Vos intégrations ».
• Cliquez sur un CRM pris en charge (ex. Salesforce) :

Faites défiler jusqu’en bas du panneau de configuration du CRM jusqu’à atteindre la section « CRM Autofill ».

• Activez le bouton pour activer les paramètres d’Autofill.

• La fenêtre de configuration s’affiche :

Étape 1. Ajouter un groupe de champs

💡 Les groupes de champs vous permettent d’enregistrer des configurations spécifiques adaptées à différents cas d’usage.

Par exemple, vous pouvez créer un groupe de champs nommé « Appels SDR » pour extraire des informations des discussions de vos commerciaux avec les prospects.

Plus tard, vous pouvez créer un autre groupe de champs pour votre équipe Support, avec des paramètres d’autoremplissage différents ciblant un autre ensemble de champs CRM et utilisant des prompts distincts pour extraire les informations pertinentes.

Commençons par saisir « Appels SDR » dans le groupe de champs comme exemple :

Étape 2. Ajouter un champ CRM 

• Ensuite, cliquez sur « + Ajouter un champ CRM » et un sous-menu s’ouvrira.
• Vous pouvez sélectionner votre champ CRM dans le sélecteur de gauche.
• Puis vous pouvez lui donner un nom dans Ringover dans le champ de droite.

Dans cet exemple, nous sélectionnons un champ personnalisé de tâche dans Salesforce destiné à capturer le besoin principal du prospect et le nommons « AI_Main_Need » dans Ringover.

💡 Champs pris en charge (pour Salesforce) :

• Texte
• Date/heure
• Booléen (oui/non)
• Liste déroulante simple
• Liste déroulante multiple (un menu déroulant permet de détecter uniquement certaines valeurs spécifiques de la liste, si nécessaire)

Étape 3. Ajouter un prompt

Nous allons maintenant ajouter le prompt suivant pour détecter le besoin du prospect exprimé pendant l’appel, grâce à l’IA de Ringover.

⚠️ Directives pour les prompts : 

• Pour de meilleurs résultats, écrivez une instruction claire par champ, en utilisant un langage simple.
• Soyez précis sur ce qu’il faut extraire, quand cela doit être extrait et quel format la réponse doit suivre.
• Précisez que si l’information n’est pas mentionnée, aucune valeur ne doit être renvoyée.
• L’information sera renvoyée dans la langue de votre prompt
   

Ci-dessous se trouve une liste de prompts qui fonctionneront efficacement dans un contexte d’appels de prospection.

Cliquez sur « Terminer » une fois l’édition du champ terminée.

• Pensez à cliquer sur « Enregistrer » pour sauvegarder toute votre configuration à tout moment.
• Fermer la fenêtre entraînera la perte des modifications non enregistrées.

Étape 4. Répéter l’opération

• Pour ajouter d’autres champs, répétez l’opération en cliquant sur « Ajouter un champ CRM ».
• Les champs seront affichés dans une liste horizontale. Cliquez sur l’un d’eux pour modifier ou ajuster le prompt selon vos besoins.

Étape 5. Ajouter des options personnalisées (facultatif)

Sans application d’options personnalisées, l’Autofill commencera à détecter des valeurs sur TOUS vos types d’appels et mettra à jour vos champs CRM pour TOUS les utilisateurs faisant partie de votre intégration (dans cet exemple, les utilisateurs mappés dans les paramètres Intégration > Salesforce du Tableau de bord).

Vous pouvez restreindre le périmètre sur lequel l’Autofill est appliqué en ouvrant le menu des options personnalisées :

• Types d’appels : par défaut, 3 types sont présélectionnés (Appels entrants, Passé en messagerie vocale, Appels sortants)
• SVI (IVR) : par défaut, aucun n’est sélectionné
• Groupes d’utilisateurs : par défaut, aucun n’est sélectionné.

• Utilisateurs : par défaut, tous sont sélectionnés. Vous devez sélectionner des utilisateurs spécifiques pour restreindre la sélection.

   

Dans l’exemple ci-dessous, nous avons exclu les appels allant vers les messageries vocales, et appliqué la détection uniquement à 7 utilisateurs que nous avons sélectionnés manuellement dans le menu déroulant :

3. Comment voir les résultats dans votre CRM

• Accédez à l’enregistrement dans votre CRM, qu’il s’agisse d’une tâche ou d’une page d’objet.
• Dans l’exemple ci-dessous, nous accédons à la tâche Salesforce, depuis les journaux d’appels Ringover.
• L’IA de CRM Autofill a détecté 5 informations pertinentes issues de l’appel, permettant ainsi de gagner un temps administratif précieux :

FAQ / Points importants

Q1 : Les champs de mes objets CRM sont-ils écrasés ?

⚠️ Important : Les champs que vous choisissez de mapper seront remplis automatiquement lorsque des informations pertinentes seront détectées dans les conversations. Nous vous recommandons de vérifier attentivement vos correspondances de champs, car Ringover ne pourra être tenu responsable de toute modification involontaire de vos données CRM.

✅ Bonne pratique

Dans sa version initiale, CRM Autofill fonctionne en « Sauvegarde automatique » avec le CRM connecté, ce qui signifie qu’il insérera des valeurs même si une valeur existe déjà dans le CRM.
Pour plus de sécurité, il est recommandé de cibler des champs personnalisés liés aux tâches, plutôt que d’écrire sur des champs standard d’objets (tels que société, contact).

💡 Fonctionnalité à venir « Sauvegarde automatique : désactivée »

Dans une version ultérieure de l’extension CRM Autofill, l’administrateur pourra désactiver la « Sauvegarde automatique » par champ.
Lorsque ce paramètre est désactivé, l’utilisateur pourra examiner la valeur détectée avant de choisir de mettre à jour manuellement son CRM.

Q2 : Quelle IA est utilisée dans l’extension CRM Autofill et que devient mes données ?

L’extension CRM Autofill utilise l’analyse de conversation alimentée par l’IA de Ringover pour extraire des informations pertinentes de vos transcriptions d’appels et remplir automatiquement les champs CRM prédéfinis.

✅ Priorité à la sécurité et à la confidentialité :

• Les transcriptions sont traitées dans des environnements sécurisés et conformes hébergés dans l’UE, conformément à l’Accord de traitement des données (DPA) de Ringover.

• Le modèle d’IA est hébergé et fonctionne au sein de l’infrastructure de Ringover, et non via des API cloud tierces telles qu’OpenAI.

• Seuls les champs que vous avez mappés sont affectés, et vous gardez un contrôle total sur l’endroit où les données sont écrites.

Avec ces informations, vous savez désormais comment activer, configurer et utiliser efficacement l’extension CRM Autofill, tout en respectant les bonnes pratiques de sécurité et de confidentialité des données.