L'intégration Tracker RMS avec Ringover vous permet d'associer la téléphonie et la messagerie cloud à vos flux de travail de recrutement et de gestion du personnel. Dans ce guide, vous apprendrez comment connecter votre tableau de bord Ringover à Tracker RMS et commencer à synchroniser votre liste d'utilisateurs pour simplifier les communications avec les candidats.

Configurer Tracker RMS avec Ringover

1. Activer l'intégration dans Ringover

Liez votre compte Tracker RMS à votre système Ringover pour activer la synchronisation des communications.

1. Connectez-vous à votre Dashboard Ringover.
2. Cliquez sur Store dans le menu de gauche, puis sélectionnez Intégrations.
3. Localisez Tracker RMS dans la liste des intégrations disponibles et cliquez dessus.
4. Saisissez votre jeton d'accès Tracker RMS dans le champ API.
5. Cliquez sur Activer.
6. Cliquez à nouveau sur l'intégration Tracker RMS pour ouvrir son panneau de configuration.

2. Créer votre liste d'utilisateurs dans Tracker RMS

Pour assurer un mappage correct, vous devez générer un rapport d'utilisateurs dans Tracker RMS et le lier à Ringover.

1. Allez dans Tracker RMS et ouvrez le menu latéral gauche.
2. Cliquez sur Reporting, puis cliquez sur « Create New Report ».
3. Dans la colonne de droite, cliquez sur « Users », puis cliquez sur la flèche verte à côté de « Users ».
4. Déroulez la section « User » et insérez ces champs dans le rapport : Email, Full name, et Licensed.
5. Faites défiler vers le haut, déroulez la section « General » et insérez le champ « User ID ».

6. Cliquez sur le bouton Preview, puis cliquez sur « No ».
7. Cliquez sur le bouton Save, nommez votre rapport et enregistrez-le.
8. Depuis la page des rapports, cliquez sur le bouton Export, puis sélectionnez « Report2Excel Link ».
9. Cliquez sur « Create link ».
10. Cliquez sur « Copy link ».

3. Mapper vos utilisateurs Tracker RMS avec Ringover

Liez les membres de votre équipe entre les deux plateformes pour que les appels soient consignés sous les bons recruteurs.

1. Retournez sur votre Dashboard Ringover > Store > Intégrations > Tracker RMS.
2. Collez le lien du rapport Tracker RMS copié dans le champ « Lien vers la liste d'utilisateurs ».
3. Cliquez sur le lien « + Gérer les utilisateurs ».
4. Consultez l'onglet « Automatique » pour voir les utilisateurs dont les adresses e-mail correspondent et qui sont liés automatiquement.
5. Allez sur l'onglet « Manuel » pour mapper manuellement entre les systèmes les utilisateurs ayant des adresses e-mail différentes.
6. Cliquez sur « Enregistrer » pour finaliser le mappage des utilisateurs.

4. Synchroniser les contacts et configurer le Click-to-Call

Configurez les répertoires de contacts et les outils de votre navigateur pour passer des appels sortants instantanés.

1. Activez la synchronisation des contacts et des candidats (Sync V4 + Appel par appel) dans votre panneau d'intégration.
2. Vérifiez que l'enregistrement des appels est activé dans les paramètres utilisateur de votre Dashboard Ringover.
3. Installez l'extension Click-to-Call Ringover dans votre navigateur.
4. Ouvrez Tracker RMS pour vérifier que tous les numéros de téléphone des candidats et des contacts sont surlignés.
5. Cliquez sur le numéro de téléphone d'un candidat pour passer un appel de test et vérifier qu'il se consigne automatiquement sous forme d'activité.

💡 Conseil : L'activation de l'enregistrement des appels vous permet de consigner automatiquement les enregistrements d'appels, les liens de transcription et les résumés générés par l'IA Empower directement au sein de vos activités Tracker RMS.

Pourquoi cette intégration est importante :

• Booster l'efficacité des recruteurs : Passez des appels en un clic depuis les profils des candidats et envoyez des SMS ou des messages WhatsApp directement.
• Centraliser les communications : Toutes les interactions Ringover (appels, messages vocaux, SMS, WhatsApp) se consignent automatiquement sur la fiche correspondante dans Tracker RMS.
• Analyses basées sur l'IA : Bénéficiez de résumés automatiques, de transcriptions d'appels et d'analyses conversationnelles riches lors de l'utilisation de Ringover ou d'Empower AI.

5. Configurer votre intégration Tracker RMS

1. Appels pris en compte : Cliquez sur « Gérer les types d'appels » pour choisir les appels à inclure dans votre intégration (appels entrants, sortants ou invalides).

2. Ajouter les enregistrements à l'historique d'appels : Choisissez quels fichiers audio synchroniser (tous les fichiers, enregistrements uniquement, messages vocaux uniquement, ou aucun).

3. Restreindre l'accès aux enregistrements : Si cette option est activée, seuls les utilisateurs disposant d'un compte Ringover peuvent accéder à l'enregistrement de l'appel.

4. Numéros concernés : Sélectionnez les numéros de téléphone.

5. Numéros SMS concernés : Sélectionnez les numéros SMS que vous souhaitez ajouter.

6. Grouper les discussions SMS par : Sélectionnez le mode de regroupement des conversations SMS (par jour, conversation complète ou ne pas grouper).

7. Associer les utilisateurs avec un compte : Liez manuellement ou automatiquement vos agents Ringover à leur compte utilisateur Tracker RMS respectif.

8. Lien vers la liste d'utilisateurs : Collez le lien du rapport d'utilisateurs ici.

9. Attribuer les appels manqués sur les standards à : Sélectionnez l'utilisateur par défaut auquel attribuer les appels reçus sur votre SVI et restés sans réponse.

7. Prise en compte des appels internes : Activez cette option si vous souhaitez consigner les appels entre agents Ringover.

8. Inclure les résumés de Ringover dans les journaux d'appels : Un résumé est ajouté à la section des commentaires du journal d'activité une fois généré par Ringover.

9. Ajouter le nom du scénario à l'historique d'appels (appels entrants sur le standard) : Enregistrez automatiquement le nom de votre SVI pour les appels entrants afin de suivre le parcours du client.

10. Langue de l'historique dans l'outil : Sélectionnez la langue dans laquelle vos journaux d'appels doivent s'afficher dans Tracker RMS.

11. Associer les tags au type d'appel : Ajoutez un tag spécifique pour identifier facilement les types d'appels.

12. Type de l'objet crée : Il peut s'agir d'un contact ou d'un candidat.

13. Logger les conversations WhatsApp : Permet d'enregistrer les messages WhatsApp.

14. Grouper les conversations WhatsApp par : Sélectionnez le mode de regroupement des conversations WhatsApp (par jour, conversation complète ou ne pas grouper).

15. Création de contacts pour les appels : Créez automatiquement une fiche contact pour les appels entrants, sortants, manqués, aboutis ou pour tous les appels.

16. Création de contacts pour les SMS : Choisissez de générer automatiquement un contact Tracker RMS pour vos SMS (entrants, sortants, tous ou aucun).

17. Création de contact pour les conversations WhatsApp : Créez automatiquement une fiche contact dans Tracker RMS lorsqu'une nouvelle conversation WhatsApp est initiée depuis un numéro inconnu.

18. Synchronisation des contacts (v4) : Activez la synchronisation bidirectionnelle avancée pour harmoniser vos contacts en temps réel entre Ringover et Tracker RMS.

19. Synchronisation des contacts à l'utilisation : Si cette option est activée, les coordonnées de votre contact seront synchronisées depuis votre CRM et stockées dans votre compte Ringover uniquement lorsque vous l'appelez ou qu'il vous appelle.

20. Afficher les infos d’un contact lors de l’appel et n'enregistrer ses infos que si la synchronisation à l'utilisation est activée : Affiche les détails du contact sur votre écran pendant l'appel (les données ne seront enregistrées dans Ringover que si la synchronisation au cas par cas est activée).

21. Champs mappés : Sélectionnez les champs Tracker RMS que vous souhaitez ajouter à la section Infos de votre clavier.

🎉 Vous savez désormais comment intégrer pleinement Tracker RMS à Ringover et pouvez commencer à gérer vos communications de candidats et vos flux de recrutement de manière plus efficace !