SuperOffice est une plateforme CRM qui aide les entreprises à gérer leurs relations clients, leurs activités commerciales et leur suivi. L’intégration Ringover + SuperOffice centralise vos communications dans SuperOffice afin que vos équipes puissent identifier rapidement les contacts et associer chaque interaction à la bonne fiche client.

L’intégration Ringover + SuperOffice vous permet de :

• Passer des appels depuis SuperOffice à l’aide de l’extension Chrome Ringover (click-to-call).
• Identifier un contact SuperOffice par son numéro de téléphone lors des appels entrants et sortants.
• Ouvrir la fiche SuperOffice correspondante directement depuis le Dialer Ringover.
• Journaliser les appels entrants, sortants et manqués en tant qu’activités dans SuperOffice.
• Journaliser les SMS, les messages WhatsApp et les réunions Empower Meet dans la fiche du contact concerné.
• Synchroniser les contacts globalement ou lorsqu’ils interagissent avec votre équipe.
• Enrichir les activités d’appel avec des notes, des tags, des enregistrements et des résumés Empower lorsqu’ils sont disponibles.

Comment intégrer Ringover à SuperOffice

I. Activer l’intégration depuis Ringover

1. Connectez-vous à votre Dashboard Ringover.
2. Accédez à Intégrations.
3. Recherchez SuperOffice et cliquez sur son icône.

4. Cliquez sur Activer.

5. Connectez-vous à SuperOffice dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez l’environnement approprié si cela vous est demandé, puis autorisez Ringover à y accéder.

Une fois l’autorisation terminée, vous êtes redirigé vers Ringover. L’intégration récupère les utilisateurs SuperOffice nécessaires au mapping des utilisateurs.

II. Configurer vos paramètres

Depuis la page Intégrations cliquez sur SuperOffice pour ouvrir le panneau de configuration. Utilisez les paramètres numérotés ci-dessous afin de choisir les communications et les données que Ringover journalise et synchronise.

1. Types d’appels : sélectionnez Gérer les types d’appels pour choisir les types d’appels entrants, sortants, manqués ou autres types pris en charge qui sont journalisés dans SuperOffice.
2. Inclure les enregistrements dans les journaux d’appels : choisissez les fichiers audio à inclure dans les activités d’appel : tous les fichiers, les enregistrements, les messages vocaux ou aucun.
3. Restreindre l’accès aux enregistrements : limitez l’accès aux enregistrements aux utilisateurs disposant d’une licence Ringover active.
4. Numéros de téléphone : sélectionnez les numéros Ringover dont les appels sont inclus dans l’intégration.
5. Numéros pour les SMS : sélectionnez les numéros Ringover dont les SMS sont inclus dans l’intégration.
6. Regrouper les conversations SMS par : choisissez si les messages sont regroupés par jour, sous forme de conversation complète ou s’ils ne sont pas regroupés.
7. Associer les utilisateurs à un compte : associez chaque utilisateur Ringover au compte SuperOffice correspondant.
8. Attribuer les appels SVI manqués à : sélectionnez l’utilisateur SuperOffice auquel les appels SVI manqués sont attribués.
9. Journaliser les appels internes : journalisez les appels passés entre des utilisateurs Ringover en tant qu’activités dans SuperOffice.
10. Inclure les résumés et les transcriptions Empower dans les journaux d’appels : ajoutez les résumés Empower et les liens vers les transcriptions disponibles aux activités d’appel SuperOffice.

11. Journaliser les résumés de réunions Empower : ajoutez les résumés Empower Meet disponibles aux activités SuperOffice correspondantes.
12. Inclure le nom du scénario dans les journaux d’appels (pour les appels SVI entrants) : ajoutez le nom du scénario SVI Ringover aux activités d’appels entrants.
13. Langue d’affichage des journaux : sélectionnez la langue utilisée pour le texte des activités généré automatiquement.
14. Journaliser les messages WhatsApp : journalisez les messages WhatsApp pris en charge dans SuperOffice.
15. Créer un contact pour les appels : choisissez les types d’appels pouvant créer un nouveau contact SuperOffice lorsqu’aucun contact correspondant n’existe, ou désactivez la création de contacts.
16. Créer un contact pour les SMS : choisissez les directions des SMS pouvant créer un nouveau contact SuperOffice lorsqu’aucun contact correspondant n’existe, ou désactivez la création de contacts.
17. Créer un contact pour les messages WhatsApp : créez un contact SuperOffice pour les messages WhatsApp pris en charge lorsqu’aucun contact correspondant n’existe.
18. Synchroniser les contacts (v4) : activez la synchronisation globale des contacts SuperOffice nouveaux et mis à jour avec Ringover. Sélectionnez Afficher les 10 derniers journaux pour consulter les derniers journaux de synchronisation.
19. Synchroniser les contacts au cas par cas lors des appels : synchronisez un contact lorsque vous l’appelez ou lorsqu’il vous appelle.
20. Afficher les informations du contact pendant l’appel et les stocker uniquement si la synchronisation au cas par cas est activée : affichez les informations du contact SuperOffice correspondant pendant un appel et stockez-les dans Ringover uniquement lorsque la synchronisation au cas par cas est activée.
21. Champs mappés : sélectionnez les champs SuperOffice à afficher dans la section Informations du Dialer Ringover.

1. Effectuer le mapping de vos utilisateurs

Cliquez sur + Gérer les utilisateurs.

Associez chaque utilisateur SuperOffice à l’utilisateur Ringover correspondant. Lorsque cela vous est demandé, sélectionnez le numéro Ringover attribué à cet utilisateur. Ce mapping garantit que les appels, les messages, les réunions et les autres activités sont attribués au bon membre de l’équipe.

Si un utilisateur est ajouté, supprimé ou mis à jour sur l’une des plateformes, vérifiez le mapping et enregistrez-le à nouveau. Après avoir reconnecté l’intégration, vérifiez les correspondances suggérées avant d’enregistrer.

2. Activer la recherche et la synchronisation des contacts

Choisissez comment Ringover recherche et synchronise vos contacts SuperOffice :

• Synchronisation globale : Ringover importe périodiquement les contacts SuperOffice nouveaux et mis à jour.
• Synchronisation au cas par cas lors des appels : Ringover synchronise un contact lorsque vous l’appelez ou lorsqu’il vous appelle.
• Recherche directe : Ringover recherche dans SuperOffice un contact correspondant au numéro de téléphone afin d’afficher la bonne fiche pendant l’interaction.

Sélectionnez les options adaptées à votre processus de travail, puis enregistrez vos paramètres. Les coordonnées disponibles dans Ringover dépendent des données stockées dans SuperOffice et du mode de synchronisation que vous activez.

3. Associer les activités Ringover aux types de tâches SuperOffice

Dans la section Types de tâches sélectionnez le type de tâche SuperOffice à associer à chaque activité Ringover.

Vous pouvez configurer un type de tâche pour des activités telles que les appels entrants, les appels sortants, les appels manqués, les SMS, les messages WhatsApp et les réunions Empower Meet. Les types de tâches disponibles sont récupérés depuis votre configuration SuperOffice.

Une fois le mapping enregistré, Ringover journalise automatiquement chaque communication dans SuperOffice en utilisant le type de tâche associé à cette activité. Par exemple, un appel entrant sera automatiquement journalisé avec le type de tâche SuperOffice sélectionné pour Appel entrant.

Si vos types de tâches SuperOffice sont modifiés, revenez aux paramètres de l’intégration, vérifiez les mappings et enregistrez-les à nouveau.

4. Activer les enregistrements et les données après-appel

• Dans les paramètres utilisateur du Dashboard Ringover, activez l’enregistrement des appels si vous souhaitez inclure les données qui en dépendent.

• Dans les paramètres de l’intégration SuperOffice, activez les informations après-appel que vous souhaitez ajouter aux activités.

Selon les fonctionnalités activées pour votre compte Ringover et les données disponibles pour l’interaction, les activités SuperOffice peuvent inclure des notes, des tags, l’enregistrement de l’appel et un résumé Empower.

Vérifier la connexion

Le Dashboard Ringover indique si l’intégration SuperOffice est connectée ou déconnectée. Si vous devez la reconnecter, ouvrez l’intégration, autorisez de nouveau Ringover dans SuperOffice, puis vérifiez le mapping des utilisateurs et les paramètres avant d’enregistrer.

Pour tester l’intégration :

1. Passez ou recevez un appel en utilisant un numéro enregistré sur un contact SuperOffice.
2. Vérifiez que Ringover identifie le bon contact.
3. Vérifiez que l’activité apparaît dans la fiche SuperOffice du contact avec la direction, l’utilisateur, le type de tâche, la date et les informations après-appel attendus.

Vous êtes maintenant prêt à utiliser Ringover avec SuperOffice. Installez l’ extension click-to-call Ringover pour passer des appels directement depuis SuperOffice.

🎉 Votre intégration Ringover avec SuperOffice est maintenant prête à être utilisée.